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　　如何选用沟通方式　　

　　信息服务商V-SPAN公司董事长兼首席执行官沃伦·本尼斯指出，一个项目团队应建立多层次的沟通系统，针对不同需要提供不同的媒介，这将可以提高生产率，有助于解决问题，降低关系紧张度，并且在团队成员之间建立更密切、更持久的关系。　　

　　他认为，首先，面对面沟通是最有效的沟通方式，因为双方不仅能了解言语的意思，而且能够了解肢体语言的含义，比如手势和面部表情。哈佛大学和哥伦比亚大学最近的一项研究表明，面对面的会议能多吸引38％的注意力。而且“亲自参加会议”本身也传递了一个有力的信息，表达了对项目、团队成员以及他们需要与之打交道的利益相关者的承诺。　　

　　面对面沟通是建立业务、进行合作关系的最佳方法。而在企业参展过程中，甚至可以说是做业务的唯一途径。另外，面对面沟通拥有最快的信息反馈速度，特别有助于人们讨论复杂问题，或在时间紧迫的情况下迅速做出决策，能最大限度减少参展项目组人员和相关供应商和主办方相互推诿、扯皮的问题出现。　　

　　而除了面对面沟通，沃伦·本尼斯认为还有六种沟通媒介。它们分别是电子邮件、即时讯息（如msn、QQ、ICQ之类的通讯软件）、音频会议（电话、电话会议）、带音频的网络会议、网络传播和视频会议。　　

　　他建议，应该少使用诸如电子邮件、即时讯息这类间接通讯方式进行沟通，这是因为虽然这些通讯沟通方式具有成本低，速度快的优点。但它的缺点也显而易见，由于它们很难含有个人特质特征上的信息，使得它在使用过程中容易被误解或者曲解，导致矛盾产生。因此，许多研究人员和经理们建议，对有争议或者敏感的问题进行沟通时，应避免使用电子邮件。而参展团队在和各方面进行联络和接触的过程中，不可避免的要涉及到很多棘手的问题，所以也就更不适合使用这一类的通讯方式进行沟通。　　

　　而即时通讯手段的沟通效果就直接很多，但各种类之间也有区别。比如，由于音频会议上看不见与会人员，最近就有一个调查显示，在音频会议上只有23％的人在全神贯注地开会。因此总的说来，参与音频会议的人员越多，则与会者走神做其他与会议不相干的事情的可能性也越大，所以音频会议的参与者越少，沟通效果越好。相对而言，越是能全方位提供接触的方式就越有效。不过，随着沟通效果的提升，通讯成本也会随之水涨船高，因此参展团队应该根据面临问题的实际情况，采用最合适的方式进行沟通。有鉴于此，团队应该采取一个更加平衡的沟通计划，做到投入小、效果佳且与各种关系相适应。比如，刚建立的关系应该安排更多的面对面的交流，以增进信任和融洽关系。关系稳定以后，其他沟通方式可以用来替代面对面的互动。

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